MODALITÉS DE RÉSERVATION
Vous êtes invités à réserver les salles de réunion sur le site https://lapalmeraie.fr/reserver-une-salle. Vous vous engagez à ne pas divulguer le mot de passe à un tiers et à fournir nom, prénom et email lors de l’inscription.
Nos tarifs, H.T. soumis à une T.V.A de 20%, correspondent à l’utilisation des salles pour :
- La demi-journée de 8h30 à 12h30.
- La journée de 8h30 à 18h
Nos tarifs comprennent, outre la location, la mise à disposition des équipements suivants :
- Connexion internet illimitée wifi
- Paperboard ou équivalent (markers + effaceur)
- Eau de source à discrétion
- Pause : café – thé – chocolat
Les horaires de réservation s’entendent de l’heure d’arrivée jusqu’à l’heure de libération des salles de réunion, c’est-à-dire installation, utilisation et rangement éventuel compris.
Vous devez commencer votre réunion à l’heure exacte de votre début de réservation.
Vous devez quitter la salle de réunion à l’heure exacte de la fin de votre réservation. Quand vous quittez la salle, merci de la laisser dans l’état propre dans laquelle vous l’avez trouvé.
Les crédits utilisés
Un nombre de crédit est affecté à l’utilisation des salles de réunions.
Un crédit correspond à un accès d’une heure à la salle de réunion La Palmeraie d’une capacité d’accueil de 6 à 8 personnes.
Deux crédits correspondent à un accès d’une heure à la salle de réunion Oasis d’une capacité d’accueil de 10 à 14 personnes.
Le coût du crédit est défini dans le Contrat établi entre le prestataire et le client.
Tout crédit non utilisé pendant son mois de validité sera perdu et ne pourra pas être reporté sur le mois suivant.
Particularités pour la salle de réunion Oasis :
Le salon / bibliothèque peut être utilisé pour vos réunions informelles. Merci de ne pas y apporter de nourriture.
Merci de préciser la disposition que vous choisissez pour cette salle, soit en format classique (assis avec tables et chaises), soit en format cocktail (debout avec tables et chaises rangées), soit en format séminaire (assis avec chaises sorties mais tables rangées).
DISPOSITIONS TECHNIQUES ET PRESTATIONS EXTERNES
L’organisateur est autorisé à offrir thé ou café à ses invités.
Toute prestation annexe à la réservation (petit-déjeuner, restauration, cocktail, etc) fera obligatoirement l’objet d’un accord préalable.
L’organisateur s’engage à laisser les salles de réunion et équipements tels qu’il les a trouvés. Dans le cas où l’organisateur fait appel aux services d’un traiteur, il s’assure que ce dernier laisse également les locaux dans l’état initial, c’est-à-dire, locaux débarrassés et rangés, cuisine rangée et poubelles enlevées par ses soins.
REGLEMENT FINANCIER
En cas d’annulation moins de 48 heures avant la date de la réservation, les frais (ou décompte de crédits) seront de 100 % du montant de la réservation.
Si, en raison d’un cas de force majeure, La Palmeraie se trouvait dans l’impossibilité de mettre, aux jours et heures prévus, ses locaux à disposition de l’organisateur, la responsabilité de La Palmeraie serait strictement limitée au remboursement des sommes versées par l’organisateur.
RESPONSABILITÉ ET ASSURANCES
L’organisateur s’engage à utiliser les locaux et équipements – en bon père de famille –et à respecter le règlement intérieur de La Palmeraie working place living place.
En particulier, en raison des impératifs de sécurité, il est strictement interdit de fumer dans les salles et bureaux, interdiction que le bénéficiaire sera tenu de notifier à tous les participants.
L’organisateur pourra être tenu responsable de tous les dégâts ou détériorations survenus aux locaux, équipements et matériels audiovisuels ainsi que de l’immobilisation de ceux-ci du fait de leur remise en état.
L’organisateur s’engage à contracter toutes assurances (en particulier une assurance responsabilité civile de l’organisateur) de manière à couvrir les risques de toute nature pouvant découler de l’organisation et du déroulement de la manifestation dont il assumera l’entière responsabilité et contrôle.
Enfin, quant aux matériels déposés sur place, avant, pendant et après la réservation, il est stipulé que ces dépôts sont effectués sous l’entière responsabilité de leur propriétaire
CONDITIONS PARTICULIÈRES
L’Office Manager se réserve le droit de préempter les salles de réunion à tout moment.
